Планиране и комуникации


Категория на документа: Други


ПЛАНИРАНЕ И КОМУНИКАЦИИ
Роля на комуникациите в планирането и решенията на организацията
ПЛАНИРАНЕ И КОМУНИКАЦИИ
Успешната комуникация е първата крачка към успешното управление на хората в организацията. Комуникацията е част от управленските функции планиране, организиране и контрол и в този смисъл играе свързваща роля в осъществяването на управлението на организацията.
Комуникация е процесът на предаване на информация от източник към приемник, като се използва средство, чрек което предадената информация се разбира по начина, по който е предадена.
Методи:
-представяне пред аудитория - реч, пеене, музициране, "невербална" комуникация (системата от знаци за хора с увреден слух и говор, "езикът на тялото", други комуникационни средства, например светлинни или звукови сигнали и естествено в писмена форма).
-Предававане на информация по начин, който да подпомогне тя да бъде разбрана правилно от слушателите - без двусмисленост.
-Директна и индиректна комуникация в организацията (формални и неформални лидери) КОМУНИКАЦИОНЕН ПРОЦЕС
Набор от умения за интроспективно мислене, анализ на междуличностните отношения, умение да се изслуива събеседника, наблюдение, изкуството да се води разговор и да се прецени правилно събеседника. Комуникацията се осъществява на много равнища, по различни начини и с разнообразни комуникационни техники.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЗА КОМУНИКАЦИЯ
Включват се няколко параметъра: източник, изпращащ информацията (кодиращо устройство), получател, цел и декодер. Комуникацията между две страни включва действия, свързани с обмен на опит и знания, осигуряване на съвети, издаване на команди и задаване на въпроси (лидерски стил). В своята съвкупност, съдържанието и формата на комуникиране определят вида на съобщението, което е предназначено за определен получател. Комуникационна цел може да бъде самият предаващ, друга съобщение индивид, друг индивид, друга общност (организация или просто група от хора).
Правила за управление на комункационния процес
-Синтактични (формални свойства на знаците и символите),
-Прагматични (засягат взаимоотношенията между знаците, изразите и техните потребители);
-Семантични (изучават взаимоотношенията между знаците и символите и онова, което те изразяват)
Същност и елементи на комуникционния процес
-Организационни комуникатори
-Управляващите, подчинените, отделите или организацията като цяло (вътрешни).
-Организациите като системи комуникират със синдикати, обществеността и правителството (външни)
Организационни комуникатори
Всеки от посочените комуникатори предава послание, идея или информация на индивиди или групи. Личните възгледи и възприятия имат решаващо значение за интерпретация на комуникацията. Процес на кодиране (система от символи, изразяващи посланието), основна форма на кодиране - езикът, но посланията са и различните резултати (счетоводна информация, отчети за продажби, компютърни данни и т.н.)
Комуникационни канали - носители на посланието
Широка гама от канали: непосредствена комуникация (очи в очи), телефонни разговори, екипни срещи, електронна поща, Skype, icq, записки, отчети, производствени графици, прогнози за различни показатели (цени, заплати), клипове и др.
Невербална комуникация (усмивки, погледи, сядане един до друг по време на заседание, интериорът и местоположението на офиса)
Декодиране (интерпретиране)
Получателите интерпретират посланието на база на минал опит и възможностите им за позоваване на миналото; Декодиране - ефективност на комуникацията; Всяка група/екип има свой уникален начин за общуване, труден за декодиране от външни лица.
Ефективната комуникация е насочена към получателя, не към средата
Единствено двупосочният комуникационен процес осигурява обратна връзка и намалява значително възможността за изкривяване на полученото спрямо желаното послание. При комуникациите шум е всеки намесващ се фактор, който води до изкривяване и изопачаване на посланието
Видове организационни комуникации
Посоки за комуникация: низходяща, възходяща, хоризонтална и диагонална. Низходящата комуникация (по-високо равнище в служебната йерархия към по-ниски равнища): инструкция за работа, заповеди, заявления за политиката, процедури, наръчници, фирмени публикации. Възходяща комуникация (трудна за постигане, но необходима за вземане на решения): кутии за предложения, събрания, доклади до висшестоящите, подаване на жалби и оплаквания. Горещ телефон - нова форма на комуникации.
Хоризонталната (паралелна) комуникация - между отделите и звената, изпълняващи различни видове дейности; Често липсва, тъй като служителите не са компетентни за чуждите сфери и дейности, а всеки защитава своята гледна точка;
Пример за трудност при хоризонталната комуникация - обсъждане на рекламния бюджет от главния счетоводител и директора по маркетинг.
-Диагоналната комуникация (рядко използван информационен канал, но е важен при ревизии, одит и други форми на поверка).
-Междуличностните комуникации - между индивидите, определят духа на организацията (размяна на мнения, конфиденциални разговори и др.
Области на информационен обмен в организацията
-Арена - най-благоприятна за междуличностна комуникация, информацията е известна едновременно на управляващия и на персонала;
-"Бяло петно" - необходимата информация е известна само на част от персонала и неинформираният е в неизгодно положение (информираните се стремят да скрият своето мнение, лични чувства и възприятия)
-"Фасада" - информацията е известна само на един (особено опасна ситуация, ако подчинен разполага с важна информация, която не е предадена на прекия ръководител).
-Неизвестност - частта, в която информацията не е достигнала до членовете на организацията, притеснения от личен и групов характер.
Стратегии за усъвършенствана на междуличностните комуникации
-стратегия на откритост (арената се разширява за сметка на фасадата; за целта индивидът трябва да бъде открит и честен при обмяната на информация с другите);
-стратегия на обратна връзка (ако личността не знае или не разбира някои неща, ефективността на комуникацията може да се подобри чрез обратна връзка; обратната връзка е възможна само, когато индивидът има желание да изслушва другите, а те - да му дават информация).
Стратегии за усъвършенствана на междуличностните комуникации
Най-ефективният междуличностен стил на общуване е този, при който се постига баланс между откритостта и обратната връзка. Ръководителите, които са сигурни в своите позиции се чувстват свободни да изразяват собствено отношение и да получават обратна връзка с останалите. Това обаче е в зависимост от възприетия управленски стип от страна на ръководителя. Достоверност на източниците на информация - степента на доверие на получателя към комуникатора, пряко отражение върху начина, по който получателят разглежда и реагира на думите, идеите и действията на комуникатора. Филтриране на информацията - често явление при възходящата комуникация (манипулиране на информацията, така че тя да бъде възприета от получателя като позитивна)
Недостиг на време - съществена пречка за ефективната комуникация (управляващите нямат време за общуване с подчинените; прекъсване на формалните връзки в комуникационната система; някои участващи в системата субекти могат да не попаднат във формалния информационен канал;
Излишък от информация (управляващите често са "отрупани" с информация и не могат да я декодират правилно).
Техники за усъвършенстване на комуникациите в организацията
-регулиране на информационния поток;
-използване на обратна връзка;



Сподели линка с приятел:





Яндекс.Метрика
Планиране и комуникации 9 out of 10 based on 2 ratings. 2 user reviews.